Kansen en bedreigingen werkkostenregeling (WKR) plus zes tips

Een werkgever mag per 1 januari 2015 maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (vrije ruimte) onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Dit noemen we de werkkostenregeling (WKR).

Geen loonbelasting

Over het bedrag dat binnen deze vrije ruimte valt, hoeft de werkgever géén loonbelasting te betalen. Daarboven dient een eindheffing van 80% te worden betaald. Daarnaast mag de werkgever sommige zaken (concreter: gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen) onbelast vergoeden of ter beschikking stellen zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte. Lees hier alle achtergrondinformatie over de WKR. Dit blog zet de hoofdlijnen over WKR op een rijtje. Maar eerst even een aanloopje.

Aanloopje

In de kern vormen werknemers het belangrijkste kapitaal van elk bedrijf. Het is dus zaak om ze te koesteren. Een goed salaris is een mooi begin. Maar werknemers willen ook ‘warmte’ voelen. Bijvoorbeeld door schouderklopjes in de vorm van tastbare blijken van waardering. Denk daarbij aan het kerstgeschenk. Maar ook een fiets of auto van de zaak, cadeaubonnen, laptop, bedrijfsfitness en personeelsuitjes zijn onmisbare ingrediënten om de sfeer (en daarmee de drive om te presteren) op het gewenste peil te krijgen én te houden. En ja, dan is het handig de in de WKR opgenomen voorwaarden scherp in de gaten te houden.

WKR: wat is er concreet veranderd per 1 januari 2015?

De WKR vervangt vanaf 1 januari 2015 alle bestaande fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen. De nu beschikbare vrije ruimte is 1,2% van de totale fiscale loonsom. We noemen dit de concernregeling. Vóór 1 januari 2015 was de beschikbare vrije ruimte 1,5%. En gold deze vrije ruimte per inhoudingsplichtige.

 

Wat valt er precies onder loon?

Om de WKR optimaal te benutten, dient eerst goed vastgesteld te worden wat er onder loon wordt verstaan. Globaal gesteld, valt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt onder loon. Waarbij het goed is om te weten welke loonbestanddelen standaard bij het loon moeten worden gerekend:

  • Fiscale bijtelling van de auto / motor van de zaak.
  • Vergoeding van en / of niet-verhalen van geldboetes.
  • Alle vergoedingen die verband houden met criminele activiteiten.

Ook is het goed om alle uitzonderingen even te bekijken. Hoe? Door op de linkjes te klikken!

Uitzonderingen 

Vuistregel WKR: de fiscus loert altijd mee

Wordt genoemde vrije ruimte van 1,2% van de totale fiscale loonsom door de werkgever overschreden, dan slaat de fiscus ongenadig toe. Want over het bedrag bóven de vrije ruimte dient de werkgever dus 80% eindheffing te betalen. Ja, dat hakt er zwaar in. Zorg er dus voor de beschikbare vrije ruimte zorgvuldig te monitoren. Daarmee voorkom je onprettige fiscale verrassingen!

Bedrijfsuitje kan twéé gezichten hebben

Een bedrijfsuitje of personeelsfeest is natuurlijk prima in het kader van teambuilding. Uit de successerie: Alle neuzen dezelfde kant op. Knallen! Maar zodra datzelfde bedrijfsuitje of personeelsfeest er oorzaak van is dat de 1,2% vrije ruimte wordt overschreden, zakt de stemming in de directiekamer.

 

Bekijk een bedrijfsuitstapje door de ogen van de fiscus: zes tips

In algemene zin kan worden gesteld dat personeelsfeestjes, bedrijfsuitjes en workshops aanwijsbaar van zakelijk belang moeten zijn voor het bedrijf. Bekijk een personeelsfeest of bedrijfsuitstapje dus door de ogen van de fiscus. Uit eten gaan met het personeel en daarna een bioscoopje pakken? Reuze gezellig! Maar niet WKR proof. Vandaar zes tips om het ook voor de werkgever leuk te houden:

1) Toets de al onderbouwde plannen altijd eerst bij de belastinginspecteur

Neem geen risico en check je plannen eerst bij de fiscus. En: overweeg om een expert in te schakelen om het geplande personeelsfeest, de teambuildingsdag, cursus of training in de gewenste WKR banen te leiden.

2) Voeg trainingselementen toe

Koppel trainingselementen in groepsverband aan het feest. Preciezer: zorg ervoor dat er - in de feestelijke setting - trainingsopdrachten worden verstrekt. Waardoor de vaardigheden van werknemers verbeterd worden. Zorg ook voor een programmaboekje. En benoem de cursusonderdelen. Want daardoor vallen de kosten onder het kopje Cursussen en Trainingen. Wees creatief. Probeer waar mogelijk te voorkomen dat er lóuter sprake is van een feest. Lukt dat, dan tackel je de eindheffing van 80% deels. Tip is nog om te kijken of de factuur kan worden gesplitst in een educatief deel en een ‘fun’ deel. Goed om te weten: de WKR is alleen van toepassing op eigen medewerkers. Voor derden kan de factuur worden gesplitst.

3) Vier het personeelsfeest op de eigen bedrijfslocatie

In WKR verband gezien, is bij een personeelsfeest eigen bedrijfshaard goud waard. Want vier je het feest in het bedrijf (kantine, aula, vergaderruimte) of op het (parkeer)terrein van het bedrijf zelf, dan waardeert de fiscus dit feest op nihil! Dus: bouw je kantine om tot een feestzaal. Of zet een feesttent op het parkeerterrein. En: regel een cateraar voor drankjes en hapjes.

4) Richt een personeelsvereniging op

Een personeelsvereniging wordt gezien als een zelfstandige organisatie. Ook wel derdenfonds geheten. Onder strikte voorwaarden (de personeelsvereniging moet onafhankelijk zijn / de werkgever mag geen bemoeienissen hebben met het bestuur) mag zo’n derdenfonds belastingvrije uitkeringen en / of verstrekkingen doen. Per maand kan dan een bepaald bedrag worden ingehouden door de personeelsvereniging op het loon van de werknemer. De werkgever verdubbelt dit bedrag. Het totaalbedrag per jaar kan onbelast worden besteed aan personeelsfeestjes. Een goed opgezette personeelsvereniging biedt fiscale mogelijkheden om de 80% eindheffing te beperken.

5) Aparte facturen

Koppel een vergadering met diner / lunch aan je bedrijfsuitje. Met twee aparte facturen: een voor het vergaderdeel en een voor het deel van het bedrijfsuitje. Met deze twee aparte facturen sla je al een flinke WKR slag!

6) Organiseer een relatiedag

Organiseer een relatiedag of event voor relaties. Dus: investeer in zakelijke relaties. Met inbreng van (een deel van) de medewerkers. Dit soort evenementen valt buiten de WKR.